同步解決一致性，備份解決復原
同步工具的主要工作，是讓多台裝置看到接近一致的檔案狀態。你在一端重新命名、修改或刪除，變更通常會傳到其他裝置。這很方便，卻不等於保留了一份不受影響的歷史副本。
備份的核心則是能在誤刪、損壞、勒索軟體或帳號問題發生後，從另一個時間點還原。同步資料夾可以是備份來源，但不應是唯一備份。
先查版本與垃圾桶的保留規則
不同服務、帳號方案與組織政策，可能有不同的版本保留時間和垃圾桶規則。不要把介面上看得到的版本紀錄，直接當成永久保存承諾。
整理前應先確認能否還原單一檔案、整個資料夾與大量刪除，並記錄保留期限。如果檔案很重要，先做一次小規模還原測試，而不是等事故發生才第一次使用復原功能。
辨識線上檔案、離線副本與捷徑
節省空間模式可能只在本機保存檔名與預覽，真正內容需要使用時才下載。掃描工具若為了計算內容而觸發大量下載，可能突然占用頻寬與磁碟空間。
捷徑也不是獨立副本。刪除捷徑和刪除目標檔案的結果不同；共用資料夾中的項目還可能牽涉其他人的工作流程。整理前先辨識物件類型與擁有者。
- 確認檔案是否完整下載
- 分清捷徑與真正副本
- 檢查擁有者與共用成員
- 避免在同步進行中大量整理
採用至少兩種不同故障來源的副本
實用的備份策略不只計算副本數量，也要考慮副本是否會一起失效。放在同一帳號、同一同步資料夾或長期連接同一台電腦的副本，可能受到同一個錯誤影響。
可以保留一份日常同步資料，再加上一份具有版本歷史或離線特性的備份。完成後定期抽查還原，確認備份不是只有檔案數量看起來正確。